中关新园圆满完成北京大学建校120周年校庆周接待服务工作

    当繁花盛开的五月悄悄降临，风景如画的校园换上新装，北京大学迎来了建校120周年盛大庆典。中关新园以专业、高效的优质服务圆满完成校庆周接待服务相关工作。

    服务方式频创新，工作效率再提高

    在校庆周期间,中关新园共计接待校庆返校团队13个、562人，办理房间入住384间。其中，包括“物理学院64级校友聚会”“化学院98级毕业20周年聚会”“第二届世界马克思主义大会”等六个较大规模团队。“2018年化学院0363届入学55周年”“格致中青年校友论坛”“85级研究生校友会”等七个中小型团队。

      为方便团队宾客能够快速办理入住，客务部在1、9号前台分别加装两台“二代身份证识别仪”，保证信息上传的准确性，缩短了宾客等候时间，提高了入住办理效率。

      客务前厅部积极与接待销售部保持紧密沟通，按照付费方式、宾客需求等，将团队进行分类汇总。由于宾客离店时间不同，而入住的团队时间集中，客务客房部打破楼层工作人员的区域分配原则，各领班级员工密切沟通、默契协作，及时更改房态，与前台房间分配工作高效对接。在保证工作效率的同时，严格按照操作流程和清洁标准打扫每一间客房，领班快速跟进查房工作，“查一间、放一间”，工作平稳有序开展，充分展现了团队凝聚力。

      “欢迎回家！”慰校友，贴心服务暖人心

      客房服务过程中，员工时时关注在住宾客的入住感受和各项细节，给客人提供一个整洁安静、舒适温馨的休息环境。每天下午，客房服务员都会进入房间进行二次服务，并及时补充校庆专用矿泉水。

      当宾客需要帮助时，服务人员会全力以赴为其快速解决。得知64级校友年龄稍长，服务员及时备好防滑拖鞋、防滑地巾并摆放到位。她们热情耐心地为每位宾客解答入住问题，一句“您好，老师！欢迎回家！”的亲切问候，让年过半百的老师们心潮澎湃、激动不已，连声说：“谢谢、谢谢！来到这里真的像回家一样！”。

      为保证嘉宾顺利入住，前厅部提前安排安静、朝向好的高楼层房间，备好房卡并提前逐间测试有效性，配送防滑拖鞋、电源接线板、护眼台灯等客用品。同时要求客服中心熟记其房号，接到电话后第一时间满足宾客所需。

      借鉴行业高标准，善始善终赢赞誉

      客务部大堂经理班组借鉴星级酒店“金钥匙”服务标准，全力协调配合各部门，维持大堂秩序，保证团队接待过程畅通无阻。

前厅部对住宿团队各个房间的帐务进行梳理复核，既保证了团队退房时的帐务精准度，也方便宾客快速办理结帐手续。团队每一间退房均经仔细检查，无任何遗留物品。

      伴随着校庆活动落下帷幕，中关新园客房服务相关接待工作圆满结束，全体员工以热情、周到、细致的服务赢得学校广大师生及校友们的充分肯定。共收到口头表扬40余次、书面表扬信2封、客房服务优质意见信13封。

      重视外宾个性化，专业培训保质量

      校庆活动期间，中关新园承接校庆重要会议活动7场共900余人。5月5日-6日，在一代伟人马克思诞辰200周年之际，由北京大学主办的第二届世界马克思主义大会在北京大学举行。共有来自世界五大洲的100多位国际学者，以及国内的700多位学者参会。大会以“马克思主义与人类命运共同体”为主题。中关新园承担了大会4个分论坛的会议接待和服务工作。

      为确保会议服务周到细致，针对此次大会参会外宾较多的特点，餐饮部制定专门菜单，增加美味西式菜品，同时全程提供咖啡服务。据了解，针对校庆期间各相关活动接待宾客中外宾较多的特点，餐饮部就礼仪、语言、服务方式等多个方面对服务人员进行专业培训，全面保证了服务质量，赢得了主办方与参会者的一致好评。

      统筹协调加班干，预订高峰显从容

      4月中旬，中关新园管理部接到服务校庆纪念大会这一光荣而又艰巨的任务，立即组织和动员相关部门着手准备服务方案。4月下旬,园区内各项任务高度密集，为确保校庆重大活动服务需求高效落实，中关新园与校办负责人反复沟通会议议程、服务流程等相关事宜。根据会场服务需求，客务部管家班组协同财务部联系厂家一周内紧急定制300把折叠椅，于5月2日下午准时送入邱德拔体育馆指定休息区内摆放到位。

      中关新园在校庆周迎来了又一个会议和餐饮预订高峰期，在完成5月4日北大建校120周年纪念大会现场服务任务后，餐饮部员工马不停蹄地转向园区承接的会议服务工作，加班加点进行群英宴会厅场地布置、台型摆放及会议流程确认。5月5日，由北京大学校友会主办的“随行付杯”北京大学120周年校庆棋类联谊活动暨《围棋与国家》系列丛书进北大校园活动在中关新园群英宴会厅举行,北京大学在校生及各级校友，围棋、中国象棋、国际象棋职业棋手等近230人参加此次盛会。期间，会场和餐饮服务有序进行，餐饮部为参会棋手准备了营养美味的午餐，活动主办方对会议接待、用餐服务给予了充分肯定。

      上下齐心共努力，多方协助保一线

      5月4日的建校120周年纪念大会是校庆系列活动的重中之重，中关新园管理部承担了会场接待休息区的服务工作，张胜群主任多次带领餐饮部及宴会负责人到体育馆内进行实地考察，因地制宜制定场型设计方案，精心筹划服务流程和工作细节，有针对性地对现场服务人员进行专项强化培训，并做好各类必需物资的统计和购置。纪念大会当天，会场服务人员提前一小时就全部到位，大家在做好所分配区域会场服务的同时，还主动承担了为来宾指路和引导服务等额外工作。

      园区团队入住接待也在同期进行中，为尽力满足宾客用房需求，保证入住体验，客务部召开三次紧急会议，前厅部、客房部、公寓部、管家部经理亲自到接待、服务现场与一线员工忙碌在一起。在嘉宾到店时，大堂经理亲自帮其拿行李，并将客人引领送至房间。为及时解决各类突发事件与服务需求，从5月2日起，客务部两位大堂经理开始进行36小时、48小时连续值岗工作，确保校庆期间 “服务零投诉”、“安全无事故”。

      一线工作繁琐、复杂而紧急，但在各部门的通力合作下，各项服务流程均如期顺利开展。

      校庆主题创新意，节日设计添色彩

      春意盎然之际，为迎接校庆，总经理办公室顺应天时有条不紊地推进绿化工作。绿化班组以“树茂草绿花先开”为目标，放弃休息时间，加班加点投放了各类花卉7000余盆，摆放花坛8个，以及两个直径5米多的校徽和“120”周年字样的图案，加上花蕾含苞的1500余株月季，为园区景致增添了别样风采。

      时光西餐厅特别设计了校庆主题蛋糕，融入“北大”校徽元素，令人赏心悦目，色香味俱全的丰盛餐饮让前来就餐的国内外宾客大快朵颐。

      此外，“北大120周年校庆―新媒体研究院活动”“北大工学院72级校友聚会”等校庆相关活动接待工作近期仍将继续开展，各项服务准备工作正在有条不紊地进行中。

      百廿校庆欢乐和喜庆的氛围感染着园区每一个人，作为北京大学支持服务部门的一员，能为120周年校庆盛典尽一份心、出一份力，大家感到由衷的喜悦和自豪。